Einsatzzelt beschaffen: Leistungsbeschreibung, Vergabe und Rechnung

Eine gute Beschaffung beginnt mit der Frage, wofür das Zelt gebraucht wird. Erst danach lohnt der Blick auf Modelle und Preise. Halten Sie mit Wehrführung, Gerätewart und den Kräften, die das Zelt aufbauen, schriftlich fest, was es leisten muss. Diese Notizen werden zur Grundlage der Leistungsbeschreibung.

Einsatzzweck festlegen

Der Einsatzzweck entscheidet über die Bauart. Soll das Zelt mit dem ersten Fahrzeug ankommen und sofort stehen, passt ein Schnelleinsatzzelt mit einem zentralen Lufteinlass. Wird ein Bereich über Stunden oder Tage betrieben, zählen Höhe, Fläche und Ausstattung, dann passt ein Mannschafts- und Sanitätszelt. Typische Aufgaben sind:

• Atemschutzsammelstelle mit Geräteablage und Registrierung der Trupps
• Einsatzleitung mit Lagekarte, Funk und Besprechungstisch
• Reha und Ruhebereich bei langen Einsätzen
• Verletztenablage, Erstversorgung, Behandlung und Triage
• Betreuungsplatz und Unterkunft im Katastrophenschutz
• Sanitätsstation bei Veranstaltungen, Übung und Ausbildung

Fläche, Höhe und Personen abschätzen

Legen Sie fest, was im Zelt stehen soll, etwa Tische, Tragen oder Material, und wie viele Personen gleichzeitig darin arbeiten. Planen Sie Laufwege und den Eingang mit ein. Für Arbeiten an Tragen zählt die Durchgangshöhe so viel wie die Grundfläche. Die Tabelle zeigt unsere Empfehlungen für typische Aufgaben.

Einsatzzweck und typische Zeltgröße

Transport, Lagerung und Energie klären

Ein Einsatzzelt hilft nur, wenn es auf dem Fahrzeug ist. Prüfen Sie den freien Geräteraum von MTW, TSF, LF oder GW-L und das Gewicht, das Ihre Kräfte tragen können. Unser Schnelleinsatzzelt 4 × 4 m wiegt zum Beispiel 30 kg, die übrigen Werte stehen in der Modelltabelle weiter unten. Klären Sie außerdem, womit befüllt wird: Druckluftflasche, Elektropumpe oder beides. Für die Lagerung im Gerätehaus brauchen Sie einen trockenen und frostfreien Platz.

Öffentliche Auftraggeber beschreiben in der Leistungsbeschreibung die Anforderungen an das Zelt. Ein bestimmtes Produkt oder eine Marke darf dort nur ausnahmsweise genannt werden, und dann mit dem Zusatz „oder gleichwertig“. Für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte steht diese Regel in § 31 der Vergabeverordnung, unterhalb gelten die Vergaberegeln Ihres Landes und Ihrer Kommune.

Eine gute Leistungsbeschreibung ist so genau, dass vergleichbare Angebote entstehen, und so offen, dass mehrere Anbieter sie erfüllen können. Formulieren Sie Mindestwerte und Funktionen. Wo ein Merkmal wirklich zählt, etwa die Durchgangshöhe für Tragen, legen Sie einen Mindestwert fest. Wo es um Komfort geht, fragen Sie den Wert als Angabe im Angebot ab.

Vorlage Teil 1: Zelt, Material und Aufbau

Die Lücken füllen Sie mit Ihren Mindestwerten, die rechte Spalte begründet den Punkt.

Vorlage Teil 1 mit Lücken für Ihre Mindestwerte

Was die Klasse B1 bedeutet und welche Nachweise Veranstalter verlangen, erklärt unser Ratgeber B1-Brandschutz bei Zelten. Klären Sie mit Ihrer Vergabestelle, ob neben B1 nach DIN 4102-1 auch eine europäische Klassifizierung nach DIN EN 13501-1 zugelassen wird.

Vorlage Teil 2: Ausstattung, Kennzeichnung, Lieferung und Dokumentation

Vorlage Teil 2 mit Lücken für Ihre Angaben

Trennen Sie Muss-Kriterien mit Mindestwert sichtbar von Wunschkriterien. Angebote, die ein Muss-Kriterium verfehlen, scheiden dann nachvollziehbar aus.

Welches Verfahren gilt, hängt vom geschätzten Auftragswert ohne Umsatzsteuer und von den Wertgrenzen ab, die Bund, Länder und Kommunen festlegen. Diese Grenzen unterscheiden sich von Land zu Land, teils von Kommune zu Kommune, und sie werden regelmäßig angepasst. Fragen Sie deshalb vor dem ersten Angebot bei Ihrer Vergabestelle oder Kämmerei nach, welche Regeln für Ihren Auftrag gelten.

Direktauftrag bei geringem Auftragswert

Bei kleinen Auftragswerten erlauben die meisten Regelwerke einen Direktauftrag ohne förmliches Verfahren. Auch dann gelten Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit: Ein kurzer Preisvergleich und ein Vermerk in der Akte gehören dazu. Einen Auftrag künstlich aufzuteilen, um unter eine Wertgrenze zu kommen, ist nicht zulässig.

Angebotsvergleich und Verhandlungsvergabe

Oberhalb der Grenze für den Direktauftrag holen Sie mehrere Angebote ein, je nach Land per Verhandlungsvergabe oder freihändiger Vergabe. Neben dem Preis können Lieferzeit, Gewicht oder der Umfang der Kennzeichnung zählen, wenn Sie diese Kriterien vorab genannt haben.

Öffentliche Ausschreibung

Bei höheren Auftragswerten folgt eine Beschränkte oder Öffentliche Ausschreibung, oberhalb der EU-Schwellenwerte ein europaweites Verfahren. Viele Vergabestellen veröffentlichen ihre Ausschreibungen auf elektronischen Vergabeplattformen. Planen Sie genug Zeit ein: Fristen für Angebote, Prüfung und Zuschlag kommen zur Lieferzeit hinzu.

Für Haushalt und Vergabe brauchen Sie ein schriftliches Angebot mit Einzelpositionen. Bei Main-Zelt stehen Zelt, Seitenwände, Zubehör und Kennzeichnung als eigene Positionen im Angebot. Behörden, Kommunen, Hilfsorganisationen und Fördervereine kaufen auf Rechnung. Wenn Sie das Angebot für eine Haushaltsanmeldung brauchen, nennen Sie uns das Haushaltsjahr. Die aufblasbaren Einsatzzelte werden in 10 bis 25 Tagen ab Bestellung produziert und geliefert, bei Kennzeichnung ab Freigabe des Entwurfs. Der Versand ist kostenlos.

E-Rechnung und Leitweg-ID

Viele öffentliche Auftraggeber nehmen Rechnungen nur noch elektronisch an, in einem strukturierten Datenformat wie XRechnung. Für Lieferanten des Bundes gilt diese Pflicht seit dem 27. November 2020, Ausnahmen gibt es für kleine Aufträge. Die Länder haben eigene Regeln. Die Leitweg-ID ordnet die Rechnung der richtigen Stelle in Ihrer Verwaltung zu. Begriffe und Abläufe erklärt die Informationsseite zur E-Rechnung des Bundes. Nennen Sie uns Leitweg-ID, Bestellnummer und Ihre Anforderungen an das Rechnungsformat bereits mit der Anfrage. Wir bestätigen im Angebot, in welcher Form die Rechnung bei Ihnen eingeht.

Förderverein, Gemeinde und Lieferadresse

Oft kauft der Förderverein und übergibt das Zelt an die Gemeinde als Träger der Feuerwehr. Klären Sie vorab mit der Gemeinde Eigentum, Versicherung und Wartung. Fallen Rechnungsempfänger und Lieferadresse auseinander, nennen Sie beide getrennt. Für Ihre Anfrage brauchen wir:

• Organisation, Ansprechpartner und Einsatzzweck
• Stückzahl, gewünschte Größe und Baureihe
• Kennzeichnungstext und Farbe
• Zubehör wie Boden, Licht oder Pumpe
• Wunschtermin oder Haushaltsjahr
• Rechnungsanschrift, Lieferadresse, Bestellnummer oder Leitweg-ID

Wie öffentliche Auftraggeber bei uns bestellen, fasst die Seite Zelte für Behörden und Kommunen zusammen.

Bei jedem Einsatzzelt von Main-Zelt sind Organisationsname oder Funktionsbeschriftung im Druck und Reflexstreifen im Preis enthalten, zum Beispiel „FEUERWEHR Musterstadt“ oder „Einsatzleitung“. Motive, Wappen oder Farbcodes auf Dach und Standbeinen stimmen wir im Angebot mit Ihnen ab. Ein Gemeindewappen setzen Sie nur mit Freigabe der Kommune ein. Für die Zeichen von Rotem Kreuz und THW gelten eigene Schutzregeln, die Sie mit Ihrem Verband klären.

Schreiben Sie die Kennzeichnung trotzdem als eigene Position aus, dann sehen Sie bei jedem Angebot, ob der Druck enthalten ist. Als Farben für Dach und Standbeine stehen Weiß, Schwarz, Grau und Rot zur Wahl, für Dach und Wände zusätzlich Blau.

Unsere aufblasbaren Rettungszelte und Einsatzzelte gibt es in zwei Baureihen mit je drei Größen. Alle sechs Modelle haben Dach und Seitenwände aus 420D Dacron Polyester mit 2.000 mm Wassersäule. Ob Ihre Ausschreibung einen Brandschutznachweis verlangt, klären wir vor dem Angebot mit Ihnen. Nach dem Befüllen stehen sie ohne Dauergebläse. Alle Modelle im Detail zeigt die Übersicht der aufblasbaren Rettungszelte und Einsatzzelte.

Preise inklusive MwSt. und Versand, Stand Oktober 2026

Das Schnelleinsatzzelt mit One-Pump-Befüllung ist für den Einsatzbeginn gebaut: ein Lufteinlass, Befüllung per Druckluftflasche oder Elektropumpe, Thermo-Ausführung. Das Mannschafts- und Sanitätszelt bietet mehr Höhe für Behandlung, Triage und Unterkunft. Einsatzprofile je Organisation finden Sie auf den Seiten für Feuerwehrzelte, Zelte für THW und Katastrophenschutz und Zelte für den Sanitätsdienst.

Für Verpflegung, Ausgabe und Übung reicht oft ein Faltzelt, den Vergleich zeigt der Ratgeber aufblasbares Zelt oder Faltzelt. Mehr dazu: Feuerwehrzelt-Größe für den Faltpavillon und Pumpe für aufblasbare Zelte.